OPERCEL
EnglishAudit quy trình

Tuna export / Workflow automation

KSD Vietnam: n8n workflow automation trên Microsoft 365 và HubSpot

KSD Vietnam là doanh nghiệp xuất khẩu cá ngừ có nhiều workflow thật quanh chứng từ, nhập mua hàng, nhập kho, kế toán và form sản xuất. OPERCEL dùng n8n làm lớp điều phối để nối Microsoft Graph, SharePoint/OneDrive, HubSpot, workbook Excel, API nội bộ và các bước render/upload/cập nhật dữ liệu.

n8nworkflow orchestrator
GraphSharePoint/OneDrive API
PNMHphiếu nhập mua hàng

Bài toán

Bài toán

KSD có nhiều file và bảng dùng cho nhập mua hàng, nhập kho nguyên liệu, kế toán, BOM, báo cáo sản xuất và danh sách form. Khi mỗi bước nằm trong workbook, shared folder hoặc hệ thống riêng, đội vận hành phải đọc file, tìm pending, tạo phiếu, upload chứng từ, cập nhật link, đồng bộ accounting và gửi kết quả bằng nhiều thao tác rời rạc.

Cách triển khai

Cách triển khai

  1. Dùng n8n làm orchestration layer, tách các luồng thành webhook API, scheduled polling, UI HTML endpoints và batch jobs.
  2. Kết nối Microsoft Graph để đọc SharePoint site/drive/folder, đọc và ghi workbook tables, upload/download file, append batch rows và cập nhật document links.
  3. Kết nối HubSpot để theo dõi stage/deposit LC và kích hoạt luồng lấy chứng từ mới từ SharePoint/OneDrive.
  4. Xây các API/form nội bộ cho PNMH, nhập nguyên liệu, BCSX, BOM lookup, history, form lists và cache response.
  5. Tự động render phiếu PNMH từ template HTML/Pandoc sang PNG, upload file, cập nhật DS link và cleanup temp files.
  6. Chuẩn hóa accounting sync với dry-run/commit, validate batch result, dedup dữ liệu và trả JSON rõ trạng thái.

Kết quả

Kết quả

  • Các bước đọc file, tìm pending, tạo phiếu, append accounting rows, upload chứng từ và trả kết quả được gom thành workflow có trạng thái.
  • Đội vận hành có API/UI nhỏ để chọn PNMH, tạo phiếu, tra BOM, xem lịch sử BCSX/TN và lấy danh sách form mà không phải mở nhiều workbook.
  • Accounting sync có nhánh dry-run/commit và validate result, giảm rủi ro ghi sai dữ liệu.
  • HubSpot, SharePoint và OneDrive trở thành nguồn dữ liệu được điều phối thay vì các file rời rạc.
  • Workflow canvas trở thành documentation vận hành: biết node nào đọc file, render, upload, update, notify và respond.

Câu chuyện tiếp theo

Entana Inc: Supplier Buyer Collaboration Platform trên AWS

Entana Inc cần một nền tảng cộng tác giữa buyer và supplier để giao tiếp, đánh giá sản phẩm, quản lý thông tin supplier và phân tích chi phí trong cùng một hệ thống. Platform được xây bằng React, Node.js/Express, PostgreSQL và triển khai trên AWS để đảm bảo khả năng mở rộng, độ tin cậy và bảo mật.

Xem câu chuyện